道路や、電柱、信号などのインフラ関連の各種設備設計から、道路占用許可申請の代行業務、電柱共架物・配電設備の調査や分析を行っておられます。さらに、これまで培ってきた技術を発展させ、システムの開発、建築の企画・設計・監理、土地の等価交換事業やCG・映像制作と、ビジネスのフィールドを広げられている企業様です。
島田さん：タイムカードでの管理でした。私が勤怠管理の担当になったばかりの頃は、タイムカードを打刻し、手書きで従業員全員分の勤怠を管理していました。その後、従業員数も増えた時期にタイムカードに記録された出勤時間をExcelで管理する様になりました。
島田さん：やはり、手入力という部分ですね。タイムカードに記録された出退勤時間を用紙に書いてまとめていた時期もそうですが、Excelで管理していた時期でも手入力だとどうしてもミスが発生してしまうんです。これ（ミスが発生すると）が起きると大変でして…残業時間や徹夜時間などに発生する給料も違ってきてしまうわけですからね。 また、タイムカードの印字が上手くいかず、ズレてしまい数字が目視で確認出来なかったことがミスの原因であることもありました。
島田さん：100人近くいる従業員の勤怠管理を私が手動で入力しているので、まる２日は掛かりました。また、弊社は東京と横浜に事務所があります。横浜の事務所で働いている従業員の勤怠管理も当然私が行っていたため、横浜からタイムカードそのものを東京の事務所まで運んで来なければならず、時間も掛かりますし大変でしたね。 私は勤怠管理担当ですが、もちろん通常の業務もあるので、勤怠管理に時間を割かれることは避けたいと思いつつ、締め日前は全て予定を開けなければいけませんでした。
島田さん：従業員が外出する際に直行直帰した日にちを書き忘れてることがよくありましたね。 業務上どうしても深夜に対応しなければいけない仕事もありまして、その際は「徹夜」というカテゴリになります。「徹夜」の際の退勤時間が5:00と記載されていたら、朝なのか夜なのか分からなかったりと、個人のタイムカードの記載がバラバラでした。 しかもタイムカードでの勤怠管理は締め日後に管理集計するため、管理者である私が途中経過を確認出来ません。東京と横浜のタイムカードを集めた後で読めない数字や記載ミスの確認のオンパレードだった…ということはかなり不便さを感じていた部分です。
島田さん：一般企業とは少し違い、弊社の有給は時間休です。例えば、弊社の終業時刻が18時で、有給残日数が２日間の従業員が15時から有給を取得したとすると、それは半休扱いではなく、３時間分の有給扱いとなる方式になっています。 その為、タイムカードを利用していた際には指定の紙での有給申請が必要でしたね。紙提出だと、自分があとどのくらい有給が残っているのか直ぐに明確に分かりづらいと言う点がありました。
島田さん：タイムカードではない勤怠方法を利用することが初めての経験でして。従業員にもいきなりLookJOBを導入します！と言うと戸惑ってしまうと思ったので、まず私が利用してみることにしました。 30日…約１ヶ月間ですね、試用期間を儲けてもらってLookJOBを使って実際に勤怠をしてみたんです。アナログのタイムカードと違って、勤怠管理システムは複雑なイメージが強く私自身も戸惑ってましたね。 でも実際に使用してみると、「専用のICカードをタッチして出退勤を選択する」というだけの勤怠管理はとても楽で。こんな簡単なものだとは思っていませんでした。あとはLookJOBは余分なボタンがなく、出勤・退勤・休憩のシンプルな作りなので操作し易く、勤怠管理システムを複雑に捉えていた私にとっては分かりやすかったですね。
島田さん：タイムカードで煩わしいと思っていた点が全て改善されましたね！ 一番の改善されたのは勤怠管理の作業時間ですね。横浜から東京にタイムカードの実物を届けてもらう手間もなくなりましたし、タイムカードを見て手入力する必要がないためミスもなくなりました。従業員が勤怠を間違えて押してしまったり、打刻し忘れてしまったとしても、締め日に気づいてテンテコマイになるわけではなく、日頃からログが確認できるので、「打刻し忘れているよ」とすぐに連絡ができるようになったことも大きなポイントだと思います。締め日前はタイトな時間で動いているので、とても有り難いと感じました。 こういったことが改善されたので、締め日に２日間掛かっていた勤怠管理が、１日も掛からずず５時間程度で終了したことには驚きました。
島田さん：最初はみんな初めての勤怠管理システムのため、戸惑いはあったと思いますが、LookJOBはシンプルな作りのため、すぐに慣れてスムーズに勤怠を打刻してましたね。 手入力でのミスがないため、給料の間違いもなくなりましたし、従業員も勤怠のログがデータとして残るので確認がし易くなったと言います。 過去何年もの自分の勤怠時間を遡れるなんてすごいですよね。タイムカードだったら物理的な物が残るので置き場にも困ってました。 あとは、有給申請も楽になったと言っています。今までの紙の有給申請提出は時間休が分かりにくく、確認が大変だった様ですが、LookJOBでは「〇〇時間休み」と記載できますので、自分の残有給が分かり易くなったと聞きました。
島田さん：LookJOBを導入したおかげで勤怠管理がとても楽になりました。強いて言うとすれば、ICカードをタッチしてから、出勤と退勤を押し間違えてしまう方がいるので、アテンションを表示してくれたりするともっと分かり易くなるかなと思いました。 スマホでも勤怠できると、兵道さんから聞いています。従業員の中にはテレワークが多い方もいるため、今度から実行してみたいと思いました。
事業拡大に伴い、従業員数も年々増加、会社規模もさらに大きくなるという協和設計事務所様。成長の真っ只中だからこそ、Dr.オフィスLookJOBの定額制・登録人数無制限は協和設計事務所様の求める勤怠管理にピッタリとハマったのかと思います。Dr.オフィスLookJOBもどんどん改良し、より使い易い形に進化していきます。協和設計事務所様、これからもDr.オフィスLookJOBをよろしくお願いいたします。
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